Qué Considerar Cuando se Agrega Seguridad a los Documentos

Es importante considerar lo siguiente cuando se busca asegurar las comunicaciones:

a.. Las Audiencias Globales Requieren un Modelo Global
Debido a que el personal de Comunicaciones trabaja frecuentemente con grupos corporativos mundiales, el proceso y las capacidades
tecnológicas de cada región tienen que ser consideradas. En muchos casos, las soluciones que están demasiado centralizadas requieren
mucha capacitación o es muy costoso implementarlas: simplemente no son viables. Para equilibrar la necesidad de seguridad con las
condiciones reales de presupuesto y de personal de las oficinas remotas, las compañías están adoptando soluciones como Adobe PDF para
permitir a los empleados entregar documentos seguros por sí mismos, sin requerir tecnología cara o soporte continuo del personal IT.

a.. Una Estrategia de Seguridad es Tan Segura como sus Documentos
Lo último que los profesionales de Comunicaciones y Legal quieren es que un próximo anuncio se dé a conocer antes de su liberación
oficial. Pero esto es exactamente lo que está sucediendo en muchas empresas en el mundo. Cuándo y cómo se filtra la información sigue
siendo un misterio, pero el impacto de la fuga es más que real. Al distribuir documentos previos de productos no asegurados y
materiales de mercadotecnia, los empleados elevan la probabilidad de que se pierda el control de la información delicada.

Para resolver el problema, muchas compañías están creando y distribuyendo materiales como archivos PDF protegidos mediante contraseñas
que, en el caso de las soluciones de Adobe, también contienen límites integrados de cuánto tiempo están disponibles los materiales
para su revisión. Esto significa que los documentos enviados a oficinas regionales o incluso a socios externos bajo no-divulgación
peden estar disponibles para su revisión sólo durante uno o dos días; establecer límites de tiempo ayuda a asegurar que la información
confidencial no viva para siempre fuera de su organización.

a.. La Protección del Contenido Mejora el Control
Los profesionales de Comunicaciones enfrentan de manera rutinaria problemas legales en torno a marcas y patentes. Por ejemplo, las
marcas registradas y otros identificadores pueden desaparecer de las páginas durante los procesos de revisión o pueden aplicarse de
forma inadecuada a los puntos. También pueden hacerse cambios a datos financieros, fechas y otros puntos que no deben alterarse. Al
entregar materiales en un formato a los que la gente pueda tener acceso pero no cambiar, es posible obtener la retroalimentación
necesaria, sin preocuparse por que se hagan ediciones no deseadas al contenido principal.

1185 Design, una firma de diseño creativo en Palo Alto, California, utiliza Adobe PDF para revisar los documentos distribuidos interna
y externamente. ?Los miembros del equipo del proyecto tienen la libertad de revisar y hacer comentarios electrónicamente en los
materiales en PDF, pero no pueden cambiar el contenido del documento?, indica Peggy Burke, presidente de 1185 Design. ?Esto moderniza
enormemente la aprobación porque podemos identificar rápidamente las ediciones y regresar al documento original para incorporar los
cambios?.

a.. Lo Que Ve No Siempre es lo Que Recibe
Como lo demuestran las noticias recientes, a menudo los documentos electrónicos contienen más detalles de lo que aparentan. Por
ejemplo, los abogados de SCO Group aprendieron esto en carne propia después de presentar documentos a la corte en archivos de
Microsoft Word como parte de su demanda contra DaimlerChrysler y Autozone.

Desgraciadamente, los abogados de SCO no se dieron cuenta de que el historial y los metadatos de un documento, incluyendo el texto
original y los cambios posteriores, podían verse fácilmente en Microsoft Word. Como resultado, se reveló que la firma en un principio
quería presentar una demanda contra BofA, no contra DaimlerChrysler?algo que por supuesto SCO no quería que se supiera. Como lo
ilustra la experiencia de SCO Group, los gerentes tiene que darse cuenta de que muchos formatos comunes de documentos electrónicos a
menudo pueden revelar muchos detalles que es mejor mantener en secreto.

Aqui podrá consultar mayor información sobre cómo
Acrobat puede ayudar a los profesionales de Comunicaciones y mejorar la colaboración y entrega de documentos.
Puede encontrarsinformación sobre seguridad adicional en Seguridad,
en Adobe