Modernización tecnológica con sistemas de gestión

Hablar de Modernización Tecnológica en una empresa es un concepto muy amplio que abarca desde la modernización de procesos productivos, mejoramiento en la calidad de los productos hasta nuevos productos innovadores. Hablamos -dice  Carola Compá, gerente comercial de Gestioner Soft- de comprar maquinaria, de capacitar los recursos, de profesionalizar la gestión, hablamos también de sistemas de información.

Imaginemos un escenario de modernización tecnológica de una planta industrial con compra de nueva maquinaria más eficiente con el fin de automatizar el proceso productivo, o un taller de herrería artesanal que compra una soldadora industrial o una plegadora. Ambos proyectos suponen una inversión de distinta escala cada uno, pero de igual importancia para cada uno de los empresarios. Ambos asumen un compromiso y necesitan herramientas para medir sus logros y su gestión. Necesitan información de sus transacciones, de sus ventas, de sus compras, de su situación financiera, de sus costos.

Esta información debe ser actual, eficientemente ordenada y útil. Debe ser actual, porque de nada me sirve si reflejan datos del pasado, debe estar eficientemente ordenada para que el empresario pueda en pocos minutos tener una fotografía de lo que pasa en su empresa y debe ser información útil para tomar las decisiones que tenga que tomar.

Todo esto parece obvio pero no lo es tanto. Muchas veces nos llenamos de información, completamos formularios y procesos, ya sea en formato digital o en papel, que no nos sirven porque o no integran los distintos procesos, o porque la información registrada tarda tanto en procesarse que cuando sucede ya es vieja.

Hace algunos años, no muchos… un reporte mensual sobre las ventas y costos de una compañía entregado el día 15 del mes siguiente era aceptable, hoy es casi una “autopsia”, me lo definió así una vez un profesor. No es mi idea teorizar sobre los tiempos actuales pero hoy podemos decir que ”Lo Constante es el CAMBIO” y ayudados y potenciados con las tecnologías informáticas y de la comunicación tenemos herramientas que nos permiten monitorear casi minuto a minuto la situación de una empresa con solo un click.

Esta necesidad de la disponibilidad de la información es tan importante para el gerente de la planta industrial como para el dueño del taller. Son tantas las variables a manejar hoy en día, se ha vuelto tan complejo el escenario, distintos costos, variación de los costos, variedad de productos y servicios, complejidad de los mismos, múltiples proveedores, múltiples tipos de clientes, múltiples impuestos  y sobre todo POCO tiempo disponible, que almacenar todo en una cabeza, en un cuaderno o en un Excel se vuelve complejo hasta para el dueño del taller. Hace 10 años esperábamos un presupuesto del un herrero 15 días, hoy no esperamos más de 3, y lo comparamos con 3 otros presupuestos mas…

Con esto quiero decir que toda pyme necesita de un Sistema de Gestión, un sistema acorde a sus necesidades, donde complete en el sistema la cantidad de datos necesarios para obtener LA información que necesita. Esto no significa que hace falta un sistema personalizado para cada empresa, seria económicamente inviable y estarían todos con el Excel o con el cuadernito.

Los conceptos generales de gestión y gerenciamiento de las pymes se unifican bastante, resultando entonces que varios sistemas disponibles en el mercado se adaptan a muchas organizaciones comerciales.

Existen muchas opciones en el mercado, desde “facturadores” que simplemente registran ventas y base de artículos, a sistemas muy complejos que requieren meses de implementación.

Son interesantes los sistemas de mediana escala, proponen tener una visión global de la empresa. Estos sistemas posibilitan la integración de ventas, proveedores, stock, personal, finanzas, bancos, impuestos, libros de IVA, retenciones, cash flow, estado patrimonial, etc.

Qué significa tener una visión global de la empresa: significa que todos los proceso se relacionan entre si, con lo cual podemos hacer un seguimiento de cada una de las transacciones.

Por otro lado los sistemas deben ser lo suficiente amplios en su concepción para adaptarse a cada empresa para que sea eficiente la recolección y análisis de datos. Recomiendo los sistemas que permiten catalogar la información. Por ejemplo: que los artículos tengan departamentos, que se puedan catalogar los gastos, que incuso se puedan separar las áreas productivas de la empresa para luego poder analizarlas por separado.

Los sistemas deberían ser intuitivos y con interfaces graficas amigables para que favorezcan la utilización intuitiva. No solo hablamos de estética sino de la utilización de palabras correctas en los menús para que podamos deducir de que se trata.

Los sistemas que reúnen estas características están pensados para una carga intuitiva de los datos y para que luego el empresario pueda instantáneamente tener una visión global de lo que pasa en su negocio. Si los sistemas reúnen estas características y además en dueño está convencido del sistema… los datos pueden ser analizados rápidamente por el dueño o por un profesional que asesore la empresa. Hay muchos sistemas además que permiten la exportación de datos en formatos como el Excel o Word.

Por último, cabe agregar que otro requisito que debe cumplir un sistema de gestión es un esquema de seguridad que permita generar usuarios con distintos niveles de acceso, para evitar exponer datos sensibles a todo el personal.