Trabajo colaborativo, cuando varias mentes resuelven mejor que una

Por Fernando Hunth, consultor especialista en SharePoint y Nintex en Baufest

El acceso a la información desde cualquier dispositivo y lugar brinda oportunidades para implementar nuevas modalidades de trabajo, entre ellas, el colaborativo, en donde el conocimiento es compartido y enriquecido por muchas personas. Sin importar el lugar, en la actualidad las personas pueden trabajar de manera integrada y conectadas como si estuvieran en una misma oficina.

El trabajo colaborativo representa una transformación en la manera en la que los equipos resuelven y desarrollan sus actividades y, al mismo tiempo, permite optimizar la productividad y reducir costos de infraestructura. Tener acceso a los documentos y tareas cuando se requiere, intercambiar ideas e información con colaboradores, seguir en tiempo real los proyectos en un entorno seguro y confiable, son algunas de las ventajas que caracterizan a esta modalidad. Además, incide de manera positiva en el ámbito laboral ya que permite el trabajo multidisciplinario, donde varias personas pueden aportar su conocimiento simultáneamente de manera similar a un brainstorming a gran escala.

Sin embargo, algunas empresas aún no adoptan este cambio de paradigma. Uno de los principales temores que manifiestan para implementar una solución de colaboración está relacionado con el manejo y el acceso que tendrán los usuarios a la información. Un plan adecuado de entrenamiento y la elaboración de políticas e instructivos que definan y ordenen las tareas y los accesos según los roles y las responsabilidades de las personas, son algunos elementos sencillos de poner en práctica que permiten un uso eficiente y productivo de cualquier plataforma de colaboración.

Cada vez más directivos consideran esta manera participativa de trabajar para potenciar el desempeño y los resultados con el aporte de la construcción colectiva. Saber identificar las oportunidades que representa, adecuarlas al rubro o unidad de negocio específico y trazar un plan para su inserción satisfactoria, es el primer paso para incorporar esta modalidad de trabajo con éxito. El home office, la pluralidad de plataformas disponibles, la migración a cloud computing, así como la inmediatez de las comunicaciones, la horizontalidad de la pirámide y la creciente tercerización son algunos de los factores que la potencian y maximizan el desempeño de los equipos y las personas.