Siete errores en la implementación de una solución de negocio

Columna de opinión de Sergio De La Vega*.- Es de suma importancia que las empresas cuenten con una solución de negocios que les proporcione la tranquilidad necesaria para seguir ganando dinero. Aunque es necesario estar atentos a los siete errores más comunes que suelen cometer las empresas al implementar una solución de negocio:

1. Las expectativas del dueño o de la directiva no están definidas de manera clara, así como tampoco, los resultados que esperan obtener de la implementación de una solución de negocio.
Cuando la empresa no tiene claro lo que quiere y lo que desea obtener de la implementación de una solución de negocio, las expectativas pueden ser muy diversas entre los diferentes actores de la empresa, dando como resultado diferentes visiones en cada uno de los niveles de la misma.

2. Se tiene una mala definición sobre el modelo de gestión de las actividades rutinarias, de mejora y de dirección de la empresa. Esto significa que:
─ No hay claridad en las metas de la empresa
─ No se hace un benchmark para medir la evolución o el retroceso
─ No hay claridad de planes de acción cuando se identifican anomalías que afectan la operación
─ No hay estandarización de los procesos y procedimientos operacionales

3. Existe una mala definición de los procesos, subprocesos, actividades y tareas. Aquí nos referimos a la falta de estandarización de los procesos operativos de la empresa, lo cual lleva a una situación en el día a día de la empresa que resulta en:
─ Retrabajo
─ Exceso de personal para determinados procedimientos operacionales
─ Despilfarro de recursos
─ Incumplimiento de tiempos
─ Exceso de cargas de trabajo
─ Cuellos de botella en la operación

4. El responsable de la implementación de la solución de negocio por parte de la empresa, tiene poco nivel de autoridad para provocar cambios o definiciones. Los usos y costumbres que la empresa tiene arraigados pueden ser un obstáculo importante para cualquier cambio de paradigma, ya que el implementar una solución de negocio implica que la empresa y las personas que forman parte de ella, salgan de su zona de confort. Por ello, cuando el responsable de la implementación no cuenta con el liderazgo dentro de la organización y el apoyo del cuerpo directivo, será incapaz de provocar los cambios que la implementación de una solución de negocio requiere.

5. Las personas involucradas en la implementación no cuentan con el perfil adecuado. Las personas son fundamentales para el éxito o fracaso de la empresa, pero será difícil sacar adelante un proyecto de estas características, cuando las personas responsables por parte de la empresa para implementar una solución de negocio no cuentan con:
─ El conocimiento de su área de especialidad
─ No son identificados cómo líderes dentro de la organización
─ No están dispuestos a cambiar los paradigmas o salir de la zona de confort
─ No son proactivos
─ No buscan la mejor solución para la empresa
─ No tienen una visión integral de la empresa

6. No hay una adecuada gestión del cambio antes, durante y después de la implementación de la solución de negocio. La organización no cuenta con un proceso de cambio formal, lo cual lleva a una resistencia y puntos de conflicto fuertes dentro de la organización. Esto vuelve conflictivo el proceso de la implementación de negocio en algunas áreas de la empresa, aumentando el estrés laboral y un mal clima organizacional.

7. Se asume que la solución de negocio es una automatización de la forma actual de trabajar de la empresa y que todos los problemas se van a resolver. Algunas empresas tienen el paradigma de que una solución de negocio es automatizar su forma de operación manual actual y que la solución se ajustará al 100% a su operación. Nada está más lejos de la realidad, pues si la empresa tiene muy claras sus expectativas, lo que una solución de negocio le permitirá es:
─ Asegurar un mismo lenguaje gerencial en toda la empresa
─ Estimular la cultura de mejora continua dentro de la empresa
─ Comprometer a toda la empresa en el alcance de los resultados esperados
─ Mejorar el entendimiento de las responsabilidades y nivel de autoridad de las personas dentro de la empresa

Para evitar caer en estos errores, antes de iniciar la implementación de una solución de negocio es importante que el dueño y el cuerpo directivo se respondan de manera clara preguntas como:
· ¿Qué queremos obtener con la implementación de negocio?
· ¿Cuáles son los procesos operativos y estratégicos dónde se observarán los cambios?
· ¿Por qué es importante mejorar los procesos operativos y estratégicos?
· ¿Cómo vamos a medir que la solución de negocios cumplió con nuestros requerimientos operativos y estratégicos?

El responder este tipo de preguntas les dará la oportunidad de hacer la definición del objetivo del proyecto, buscando que sea: específico, medible, alcanzable, relevante y definido en el tiempo. Así mismo, se tiene que partir de un modelo de gestión donde se establezca la organización del gerenciamiento, la eliminación de las anomalías y la estandarización.

Finalmente, no debe olvidarse que uno de los puntos más importantes para tener éxito, es el capital humano, por lo que es fundamental seleccionar al mejor personal que tenga un conocimiento integral de la empresa, que tenga el conocimiento dentro de su área de experiencia y que cuente con el liderazgo necesario dentro de la empresa, para poder convertirse en el actor de cambio que ayudará a la empresa a transitar por el mismo.

*Sergio De La Vega, gerente de servicios para el Norte de América Latina de TOTVS. Especializado en administración de proyectos y desarrollo de negocios por parte del Instituto Tecnológico Autónomo de México – ITAM, con 20 años de experiencia en la gestión de proyectos y procesos, así como en Inteligencia de Negocios en la industria de Tecnologías de Información (TI) en Latinoamérica.