Propuestas para tener al tiempo de nuestro lado

Escribe Silvia Martinica

En nuestra vida, hay demasiadas cosas que hacer, el tiempo no alcanza, es la
queja generalizada. Parecería que el tiempo se nos impone en lugar de ser nosotros los que disponemos de él.

Corremos detrás de las obligaciones, pero también para apagar ?incendios? y nos sometemos de cuerpo entero a los imprevistos.

Sin embargo existen formas bastante ingeniosas que nos posibilitarían adquirir un tiempo extra todos los días, o al menos hacer lo
mismo de siempre pero evitando las corridas y la sensación de presión y apremio permanentes.

La organización es la clave. Esta cuestión por simple que parezca, en la practica parece que no lo es tanto. La buena planificación
nos promete en gran medida la reducción del stress y las sobrecargas toxicas.

Nos permitiría ahorrar tiempo para usarlo en cosas que nos gustaría hacer, pero que finalmente ahogamos en la sensación del no poder
ni pensar en ellas. Pero justamente en ese no poder detenerse a pensar en ellas se encuentra el meollo de la cuestión. Porque al no
pensar, no elegimos y a la larga no vivimos la vida que deseamos vivir.

La inercia del día a día nos lleva a comportarnos como autómatas. El resultado es permanecer hasta el hartazgo en lugares que no
decidimos estar, dedicándoles tiempo a cuestiones totalmente innecesarias.

Jane Alexander, escritora inglesa que investiga temas de salud, opina que hay salvadores de tiempo y que podemos echar mano a ellos si
nos proponemos empezar a vivir a nuestro propio ritmo. Los salvadores de tiempo también nos podrían obsequiar esos sueños que creemos
imposibles.

Son una serie de ejercicios que ella llama ?ejercicios para recuperar tu vida?.

El primero es ?decir no?, muchas veces esto provoca el temor a ofender a los demás o más aún a que dejen de querernos y nos excluyan.
Entonces tomamos mayor cantidad de actividades de las que podemos, sobrecargando la agenda. Lo primero que tenemos que hacer es ser
realistas y reconocer la cantidad de tiempo disponible, para luego analizar si realmente estamos en condiciones de decir que si. En el
caso de tener disponibilidad preguntarnos si la actividad propuesta nos interesa, o si nos aporta algo.

Todas estas son cuestiones que debieran ser analizadas sin tanta liviandad, porque se trata de algo tan importante como nuestro
tiempo. Si la respuesta a todas las preguntas es no, entonces el paso que sigue es ser lo mas político, amable y sincero posible y
decir que no.

La desorganización, ocasionada por la falta de planeamiento es el peor enemigo de una buena administración del tiempo. Planear cada
noche la agenda del día siguiente puede llevar unos minutos pero resulta muy útil y ayudarnos a crear un día mas relajado.

Las reuniones sin sentido, donde el objetivo se diluye ampliamente y que son por lo tanto totalmente inconducentes. Con frecuencia los
miembros de la reunión pierden completamente el foco y el sentido del tiempo. Reuniones que se prolongan más allá de lo estrictamente
necesario.

Otro enemigo a tratar es la gente que viene sin entrevista y cae en la oficina, en el estudio o en la casa, apropiándose de nuestro
tiempo por la fuerza. Hay maneras bastante políticas de limitarlos, ya sea en forma verbal o corporal, una puede levantarse de la
silla y con un acompañamiento físico caminar hacia la puerta.

El teléfono, el llamado irrumpe en cualquier momento, dando por tierra una charla o la concentración, difíciles de recuperar aun
después de cortar porque casi nunca se retoma lo que se estaba haciendo en el mismo lugar donde lo dejamos.

Situación ahora empeorada por el teléfono celular que viene con nosotros a todas partes y no para de sonar, e imposibilita el flujo de
una charla normal con la persona con la que arreglamos para ir a almorzar para conversar tranquilos. Felizmente la solución es fácil,
sencillamente apagarlo. Una alternativa intermedia puede ser usar el identificador de llamadas y reducir las que contesto a lo
imprescindible y dejar las otras para después.

El mail, un ladrón de tiempo terrible que nació hace unos pocos años, pero con la fuerza de una manada de elefantes. Cada vez que nos
disponemos a trabajar en la PC, tenemos un paso previo por los mails, lo ideal sería darle un vistazo rápido a fin de clasificarlos
en: respuesta inmediata, para trabajar más tarde en profundidad, los que son para recrearnos y darles a cada uno un tiempo apropiado.
Repetir la operación en el día pero con disposición, es decir, pensar: ahora es el momento que elijo para leer el correo.
La cantidad de mensajes que llegan en el día es cada vez mayor y la idea es no perderse en la pantalla de la PC por horas.

Ser proactivo, tomar la iniciativa en la organización, planear el tiempo de encuentros, reuniones, entrevistas y el de trabajar en
solitario.

Tomar una decisión con cada pedazo de papel que cae en el escritorio, ¿lo tiro?, ¿lo archivo?, ¿me servirá en el futuro?, analizar si
se trata de información que se puede conseguir fácilmente en el caso de necesitarla.

Estos son tips para tener en cuenta en el planeamiento general, pero lo más importante será que tracemos objetivos. Pensemos en
nuestros deseos, como queremos que sea nuestra vida, que cosas son prioritarias para nosotros y cuales son secundarias, que nos
gustaría que nos pase en este momento y que decidimos postergar para más adelante.

Puede que el papel protagónico del deseo sea compartido y se desdoble en dos o más. Si ese fuera el caso, es el momento de empezar a
ser coherente y decidir cual es la iniciativa que voy a tomar para lograr dedicar buen tiempo a cada cosa.

Tenemos que tener en cuenta que la calidad de tiempo decrece cuando estamos cansados. Cada uno tiene fisiológicamente momentos del día
mejores que otros. Hay personas que rinden mejor a la mañana, y otros lo hacen mejor de noche. Es bueno prestar atención a nuestra
predisposición natural e incluirlo al planificar nuestra agenda.

El planeamiento viene luego de establecer las prioridades. Por cada objetivo se necesita una estrategia y un plan de acción acorde.
Sino en lugar de un objetivo será eternamente un sueño, hasta que adquiera el carácter de frustración.

Planear es revisar la agenda y darle una ubicación a la acción diaria para alcanzar la meta.
Por nuestra salud, es importante que pongamos en nuestro plan momentos para nosotros mismos, aunque sean veinte minutos al día, para
estar calmos, ordenar los pensamientos y respirar.

Si no tomamos el toro por las astas y decidimos cual es la mejor forma de invertir nuestros minutos, que se harán horas, días,
semanas, vida. Podemos encontrarnos vacíos y arrepentidos al final de nuestra historia.

Cosas, personas, actividades a las que hubiéramos querido dedicarles más tiempo y no lo hicimos, quizá por la inercia o por la
comodidad de no querer cambiar nada. Administrar el tiempo toma su tiempo, pero vale la pena. La promesa es no dejar tanto en el
tintero de la vida.

* Silvia Martinica dirige la consultora en comunicaciones Wom-Ar

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