El caso de éxito de la
semana
La necesidad de contar con información consolidada y confiable
llevó a Bedson a encarar un proyecto de reconversión tecnológica.
Una empresa en expansión tanto en el mercado interno como en el
externo requería de un software de gestión capaz de acompañar el crecimiento de sus operaciones. La nueva plataforma debía dar soporte
efectivo a los procesos administrativos, financieros y logísticos, además de introducir el factor organización en las prácticas de
trabajo.
Un compromiso con el esfuerzo
Bedson S.A. es una empresa del sector medio dedicada, desde 1979, a
la producción de especialidades biológicas y farmacéuticas para la industria veterinaria; en especial para el sector avícola. La
variedad de productos desarrollados incluye antibióticos, polivitamínicos, antitóxicos hepatoprotectores, antitérmicos e inmuno
estimulantes de las defensas.
En 1981, la empresa ya consolidada en el mercado local realizó sus primeras exportaciones que
marcarían su futuro perfil de acción. Actualmente, posee plantas de producción en Pilar, Provincia de Buenos Aires, Argentina y en
Ciudad de Guatemala, y más de 40 distribuidores exclusivos en América Latina, Estados Unidos, África, Oriente Medio y Sudeste
Asiático.
En sus 27 años de trayectoria, la compañía fue distinguida en más de una oportunidad. La Organización de las Naciones
Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI) reconoció el nivel de innovación de sus productos, y la Cancillería Argentina le otorgó
el premio EXPORTAR debido al crecimiento experimentado y al amplio mercado que abastece en todo el mundo.
La estrategia
exportadora y la expansión de la empresa requerían de una infraestructura informática que respondiera a sus necesidades.
?Hasta
entonces la información con que contaba la compañía era un único balance contable generado en Microsoft Office; y prácticamente no
teníamos ningún otro tipo de información de gestión?, señala José Campins Cabre, Gerente General de Bedson.
Migrar para
crecer
Encontrar el sistema adecuado fue una tarea sencilla. José Campins Cabre explica: ?Una gran ventaja fue que yo ya
conocía los beneficios de la tecnología SAP. En 1998, me desempeñé como director de proyecto de implementación de la solución SAP en
otra compañía. Si bien era una empresa de servicios, con características muy distintas a Bedson, la experiencia anterior fue óptima y
fundamental a la hora de elegir el software de gestión integral?.
SAP supo responder a los requerimientos propios de una
organización del sector medio, ofreciendo un sistema de gestión integral y al alcance de su volumen de facturación.
Capitalizar la experiencia
Hacia mediados del 2005, la decisión de implementar un software de gestión estaba
tomada. ?Al momento de la elección, primó la experiencia. En septiembre ya habíamos firmado contrato con SAP?, comenta Campins.
La
estrategia de implementación apuntó a contar, en un primer momento, con aquellos módulos necesarios para dar soporte a las operaciones
de la compañía en el entorno de SAP R/3 en el menor tiempo posible. Por ello, para dar inicio al proyecto, la empresa optó por la
modalidad baseline y aguardó la localización de la última versión disponible. Esta solución preconfigurada y rápida brindaba a una
empresa mediana la posibilidad de integrar oportunamente nuevas herramientas para cubrir sus necesidades de manera segura y
controlada.
La primera etapa del proyecto estuvo a cargo de Quality Tech y contempló la implementación de los módulos de Finanzas,
Controlling, Gestión de Materiales, Ventas y Distribución, y Planificación de la Producción, que salieron en productivo el 1º de
febrero de 2006.
Actualmente, y gracias a la escalabilidad que caracteriza a las aplicaciones SAP, fueron contratados los servicios
de consultoría de Process Technologies para llevar adelante la segunda etapa del proyecto que incluye la implementación de los módulos
de Aseguramiento de la Calidad, Activo Fijo y Análisis de Rentabilidad. La consultora fue seleccionada por su solidez y la amplia
experiencia de sus especialistas, principalmente en el ámbito de la gestión de la calidad.
Organización
planificada
?La implementación trae aparejado un orden interno en todas las operaciones; y en el área de producción el
cambio fue fundamental. Por ejemplo, ya no es posible emitir una orden de producción si no se cuenta con la materia prima necesaria
en planta. En esos aspectos SAP nos ayudó a organizarnos?, explica Campins.
Los objetivos iniciales que delinearon el proyecto
fueron alcanzados satisfactoriamente. La organización del proceso en fases permitió contar con plazos reducidos y la salida en
productivo en tiempo y forma. La primera etapa llevó sólo 5 meses, en tanto que la segunda fase estará en funcionamiento hacia fines
de 2006. Según Campins, la asignación de un usuario clave por módulo para desempeñarse como nexo con el partner implementador es
otro aspecto relevante del proceso. Por otra parte, el gerente general de Bedson destacó: ?Para llevar adelante este ambicioso
proyecto, no fue necesario disponer de una gran infraestructura interna especializada en sistemas. Bastó con montar una pequeña área
de IT conformada por dos especialistas: un analista y una persona dedicada al mantenimiento de los equipos?.
Resultados
concretos
?Un software de las dimensiones de SAP, con miles de implementaciones a lo largo del mundo, refleja las mejores
prácticas en cada una de las disciplinas. Yo confío en eso?, afirma Campins. Y agrega que los beneficios que ofrece una solución SAP
no sólo son efectivos, sino que además ofrecen una relación costo-beneficio realmente conveniente: ?Teniendo en cuenta el nivel de
facturación de Bedson, la inversión requerida para implementar un sistema integrado world-class fue más que razonable?.
El
escenario anterior era un universo atomizado que no contribuía al eficiente desempeño de funciones, provocaba reprocesos innecesarios
y generaba incertidumbre a nivel operativo dada la escasez y precariedad de la información de gestión disponible.
Los cambios no
tardaron en hacerse notar: ?Hoy tenemos un sistema integrado para todas las áreas de la empresa, además de contar con una base de
datos única que nos permite contar con información consolidada y en tiempo real. Lo mismo pasa con las operaciones de pago, sostiene
Campins; cada una debe tener su orden de pedido; eso si no está contemplado en una plataforma de estas características es muy difícil
de asegurar?.
Jugar en primera
A modo de conclusión, Campins menciona algunos de los aspectos que
considera fundamentales para asegurar el éxito de un proyecto: ?Es necesario que la gerencia esté convencida para que el personal
adopte la propuesta y esté predispuesto a adaptarse al cambio. Para ello, resulta imprescindible informar a los empleados respecto de
los plazos del proceso y la fecha de la entrada en productivo?.
De esta manera, la empresa ha logrado llevar adelante la
actualización de la plataforma que da soporte a la gestión del negocio. La optimización de operaciones y la incorporación de mejores
prácticas han permitido instalar una nueva filosofía de trabajo.
El cambio fue posible gracias a una eficiente gestión del
proyecto y al respaldo que brinda la tecnología SAP a una empresa en crecimiento.
Resumen
El aumento del
volumen de operaciones y la creciente participación en el mercado externo impulsaron la reconversión tecnológica de Bedson S.A.
Migrar hacia un software de gestión que diera soporte a los procesos administrativos, financieros y logísticos era el principal
objetivo. SAP dio respuesta a sus necesidades, ofreciendo una relación costo-beneficio conveniente y a la medida de una empresa
mediana.
Página web: www.bedson.com.ar
Principales desafíos
? Contar con información consistente y
estructurada
? Revisión completa de procesos y procedimientos internos
? Cambio cultural en la organización
? Redefinición de
funciones del personal
Objetivos del proyecto
? Actualizar e integrar los sistemas de gestión utilizados
? Mejorar la
confiabilidad de la información
? Evitar la generación de reprocesos
? Optimizar activos, mejorando los principales indicadores
de gestión
? Incorporar nuevas y mejores prácticas
Aplicaciones y servicios
SAP R/3 (FI-CO, MM, PP, SD, QA, FA,
PA)
Por qué la solución SAP
? Reconocimiento y liderazgo en el mercado de soluciones de software empresarial
? Soporte
efectivo a los procesos administrativos, financieros y logísticos
? Procesamiento de las diferentes transacciones bajo un único
ambiente
Highlights de la implementación
? Organización del proceso en fases cuidadosamente delineadas
? Tiempos de
proyecto reducidos y salida en productivo en tiempo y forma
? Utilización de la modalidad Baseline recientemente
localizada
Principales beneficios
? Nueva disciplina de trabajo
? Procesos optimizados e integrados
? Organización
de operaciones internas
? Información consolidada y en tiempo real
? Conveniente relación costo-beneficio
Socio de
implementación: Quality Tech Process Technologies
Base de datos: MaxDB
Plataforma de hardware:
HP
Sistema operativo: Microsoft Windows 2003