MercadoLibre.com: Transacciones seguras

El caso de éxito de la semana

Millones de usuarios se encuentran para comprar y vender de manera fácil, segura y
eficiente en MercadoLibre.com, la plataforma que constituye un gran mercado virtual y  opera en nueve países: Argentina, Brasil,
Colombia, Chile, Ecuador, México, Perú, Uruguay y Venezuela.
En los últimos años MercadoLibre creció a un ritmo vertiginoso y
detectó la necesidad  de contar con un sistema integrado que les permitiera, desde una óptica regional,  centralizar funciones,
estandarizar procesos, mejorar controles y acompañar el progreso del negocio, al mismo tiempo que cubriera los requisitos locales de
cada país. Ante esta situación, la compañía seleccionó SAP R/3 por considerarlo un producto completo, integrado y escalable, que
respondía muy bien a sus necesidades regionales y locales.

El proyecto apropiado
Previo a la
implementación de SAP, MercadoLibre contaba con sistemas ERP locales, planes de cuenta diferentes en cada uno de ellos y muchos
procesos manuales. Las  soluciones que tenían en las áreas de administración y control eran limitadas, aisladas, y habían quedado
“chicas” para el tamaño y complejidad que había alcanzado la  empresa.
Acerca de la elección de SAP, Nicolás Szekasy,
Vicepresidente Ejecutivo de Finanzas de MercadoLibre, comenta: “Elegimos SAP porque consideramos que es un excelente  producto, muy
completo, y que cubría nuestras necesidades mejor que las alternativas. El team de SAP interpretó muy bien los desafíos que estaba
enfrentando MercadoLibre y, de manera coordinada, definimos un proyecto apropiado para esta etapa de la  compañía. En nuestra elección
incidió también el hecho de que eBay, el principal accionista de MercadoLibre, hubiera implementado SAP recientemente”.
Durante el
proceso de implementación aprovecharon para redefinir procesos internos, políticas e incluso metodologías de trabajo del equipo de IT,
lo cual fue muy provechoso para centralizar las funciones, tener mejor control y contar con mejor información del negocio.

SAP en funcionamiento
Pasaron por las cinco etapas clásicas del proceso: relevamiento, planificación, 
desarrollo, capacitación y puesta en marcha. Desde septiembre del 2004 están en  productivo los módulos de finanzas, control de
gestión, activo fijo y gestión de  materiales. Con estas áreas funcionales lograron manejar la contabilidad legal de  acuerdo con los
principios contables de cada país y, además, llevar dentro de SAP la  contabilidad de gestión y la conversión de cada país a normas
americanas (US GAAP).
“Nuestra implementación fue ambiciosa -relata Szekasy-, dado que requería que la  ejecución de cada etapa
considerara la característica regional del proyecto. El 31 de  agosto cerramos el mes con los sistemas locales, y el 1° de septiembre
migramos a  SAP en todos los países en los que operamos”. Y en cuanto a los posibles  inconvenientes durante la implementación,
afirma: “La principal dificultad fue coordinar la capacitación de los teams de cada una de nuestras subsidiarias y las subsiguientes
pruebas generales, dado que prácticamente todos los involucrados tuvieron que incursionar en SAP atendiendo al mismo tiempo las
obligaciones del día a día de su trabajo. La realidad es que esta situación se solucionó a través de un enorme esfuerzo personal de
todos los miembros del equipo. Desde el lado de IT, los dos temas más difíciles fueron la construcción de la interfase entre el site y
SAP, y el establecimiento de las comunicaciones de cada país con los servidores que tenemos en Estados Unidos”.

El
team del éxito
El equipo de implementación de parte de MercadoLibre estuvo conformado por un gerente de proyecto
part-time, un líder de proyecto del área financiera full-time y cuatro personas del área de IT part-time. Además, participaron cuatro
personas de Invenzis, el socio de implementación del proyecto, y dos personas más de Thymbra, la firma  proveedora del soporte Basis.

Dado que el modelo de negocios de MercadoLibre ocurre en su propio site con múltiples transacciones entre vendedores y
compradores, el punto clave de la implementación fue el desarrollo de una interfase muy completa y robusta que pudiera llevar la
información desde el site hacia SAP. “Esta tarea fue la más demandante en tiempo y complejidad, y sabíamos que era la clave de la
implementación. Todo el equipo estaba consustanciado con esto y era consciente de que este tema debía resolverse perfectamente para
que el proyecto fuera exitoso. Los resultados fueron excelentes y estamos muy contentos con el trabajo de todo el equipo que
contribuyó a la implementación”, destaca Nicolás Szekasy.

Procesos más eficientes
Con el esfuerzo de todos
los involucrados, un buen liderazgo y una actitud positiva ante  el desafío de la implementación, el proyecto se puso en marcha.
También se aprovechó la oportunidad para redefinir procesos internos y centralizar funciones con el fin de  mejorar el control y la
información del negocio, dado su acelerado ritmo de crecimiento. Como concluye Szekasy: “SAP nos ha permitido generar los controles
necesarios para  un negocio regional que opera en varios países, con crecimiento acelerado, y que está basado en millones de pequeñas
transacciones. En particular, hemos logrado procesos más eficientes y estandarizados, la autorización y el registro de las
transacciones online, la automatización de las tareas administrativas, y la integridad entre nuestra  plataforma comercial y nuestro
sistema contable, además de información de alta  calidad”.

Ficha técnica
Página web
www.mercadolibre.com
Módulos implementados
FI, CO, MM y AA
Próximamente HR
Plataforma de hardware
HP DL560
Procesadores
Intel Xeon de 2.8 Ghz
Memoria RAM 6
Gb
Sistema operativo
Red Hat Linux AS, versión 3
Base de datos
Oracle
Socio de
implementación
Invenzis