Protección de Información Crítica en la Era Digital

Escribe Gustavo Brunser, de Adobe

Los investigadores policiales trabajan a diario con
información crítica: identidades de informantes confidenciales, testimonios
escritos y reportes de expertos. Una investigación compleja puede resultar
fácilmente en cientos o miles de páginas de documentos de caso que luego serán
utilizadas por los fiscales para preparar y argumentar casos criminales.

Antes del uso extendido de las computadoras, asegurar que
esta información se mantuviera a salvo era una tarea monótona y demorada. Los
detectives tenían que pararse frente a la máquina fotocopiadora, hacer
duplicados de documentos críticos y luego borrar la información confidencial
manualmente, tal como los nombres de testigos, con un marcador especial.   

Esta tarea frustraba a los oficiales quienes preferían
invertir su tiempo en la investigación de crímenes. Además, quedaba abierta la
posibilidad de que un número de teléfono fuera omitido por error o que un
documento quedara abandonado en la fotocopiadora, exponiendo las fuentes
policiales sin resguardo alguno.

Hoy en día, diferentes agencias policiales en todo el mundo
han empezado a usar software de computadora para proteger mejor la información
electrónica crítica a través de técnicas como la encriptación, autenticación y
herramientas de redacción, estas últimas para eliminar contenido de un
documento de manera permanente.

¿El resultado? Los detectives pueden mantener eficientemente
la información a salvo y pasar menos tiempo en tareas administrativas como
copiar, compilar, archivar y asegurar los documentos de trabajo.

La habilidad de convertir materiales de un caso, como
fotografías, dibujos y hojas de cálculo en un solo documento PDF, redactar
rápidamente texto e imágenes críticas y añadir protección mediante contraseñas
antes de compartir la información con otros ha transformado un proceso que
antes era costoso. Además, la información que pudo haber facilitado un
informante o un testigo no puede ser recreada ni intervenida: se elimina
físicamente del documento, y no puede ser recuperada.  

Menos papel, más
seguridad

Al principio, las agencias de policía no estaban calculando
los beneficios de las funciones de seguridad electrónica.  Sólo estaban buscando eliminar la mayor
cantidad de documentos en papel como fuera posible.

Los investigadores habían reunido evidencia luego de meses o
años de investigación, y esa evidencia se almacenaba en cajas. Era difícil de
copiar, catalogar y compartir con los fiscales para ser usada en los juicios.

Con el software Acrobat de Adobe Systems, pudieron convertir
la evidencia y los documentos de casos en PDF. Los documentos ahora son fáciles
de buscar y ordenar por índices, por lo que el personal de legal y de
cumplimiento de la ley puede localizar referencias específicas dentro de miles
de páginas de evidencia en solo segundos.

Durante el proceso, descubrieron que los documentos
electrónicos son además más seguros que los archivos de papel que se encerraban
en una gaveta. Las capacidades de permisos ayudaron a restringir el acceso a
los archivos y determinar quién puede imprimir, guardar, copiar o modificar los
documentos.     

Protección
Electrónica para Negocios No Virtuales

Los documentos electrónicos son a menudo la “divisa” de los
negocios. Por lo que protegerlos es importante para una variedad de
profesionales como arquitectos, ingenieros, inversionistas, abogados y otros
que necesitan manejar de cerca la propiedad intelectual.

Afortunadamente, la tecnología ha avanzado al punto en que las
necesarias capacidades de seguridad están disponibles ampliamente en los
softwares. Los formatos de documentos electrónico comunes como PDF y programas de
software como Acrobat ayudan a reducir los riesgos y asegurar la
confidencialidad.

Compañías como la detallista de muebles y artículos del
hogar Crate and Barrel, por ejemplo, usan funciones de seguridad como las
herramientas de redacción y autenticación tales como firmas digitales para
asegurar que las órdenes para proveedores extranjeros, tratos propuestos y ofertas
de consignación se mantengan a salvo.

Los empleados utilizan las funciones de redacción para
eliminar partes críticas de las consignaciones modelo antes de enviarlas a los
proveedores.  La información también
puede eliminarse de una orden de compra mayor, un requisito de pago
multimillonario o incluso un documento de recursos humanos. Los empleados
confían en que esa información no será revelada y no afectará un trato
propuesto. Y el mismo documento de trabajo puede ser luego verificado y
aprobado usando firmas digitales.

Otras funciones del software Acrobat permiten asegurar los
documentos para que no puedan añadirse comentarios no deseados o para que no
puedan eliminarse o alterarse accidentalmente partes del documento. 

Gustavo Brunser

Adobe Systems Incorporated

gbrunser@adobe.com