El papel clave del Sponsor de un Proyecto de Business Intelligence

Escribe Gabriela Ladron de Guevara*

Business Intelligence (BI) es el conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. Para que una empresa sea competitiva, las personas que toman las decisiones necesitan acceder rápida y fácilmente a la información de la empresa y esto se realiza por medio del BI. Para llevar adelante un proyecto de BI es primordial contar con un buen Sponsor. La figura del Sponsor es clave a la hora de comenzar un proyecto de Business Intelligence. Él es el representante que pertenece al cliente y funciona como interfase entre el dueño del proyecto y los usuarios finales. Es, además, quien tiene que establecer la visión del proyecto y controlar que se cumplan los objetivos planteados, los tiempos estimados, dar valor agregado a los usuarios finales y cooperar para brindar al equipo de trabajo un ambiente adecuado. Por ésta razón debe estar desde el inicio hasta el fin del proyecto. El Sponsor debería poder tomar el 80 por ciento de las decisiones sin necesidad de aprobación de sus superiores. Es también el responsable de asegurar que se logren los objetivos deseados con el proyecto por lo que debería ser una persona apasionada por el éxito y los beneficios que tal iniciativa traerá a su empresa. A la hora de realizar una selección, debe tenerse en cuenta que el sponsor esté preparado para ocupar un puesto gerencial, que pueda visualizar el proyecto como un logro estratégico tanto para él como para la organización, además, de disponer de suficiente tiempo y por último, debe tenerse en cuenta también que el grupo de usuarios involucrados reporten directamente a él. La persona que cumpla con este rol tiene que tener un conocimiento adecuado del negocio y del proyecto para poder tomar buenas decisiones basadas en la información apropiada. También debe velar por que no existan interrupciones ni demoras que puedan impactar en los tiempos estipulados de finalización así como disponer de buenas estrategias para el manejo de riesgos durante el ciclo del mismo. Además debe asegurarse que las personas involucradas en el proyecto tengan las habilidades adecuadas para llevar adelante la iniciativa de forma óptima. Se requiere que el Sponsor coordine y dirija las entrevistas con el usuario final estableciendo de esta manera una guía clara de los puntos claves de la estrategia de negocio que se quieren alcanzar. Nuestra experiencia en BI nos muestra que la falta de un Sponsor adecuado dificulta o imposibilita que el proyecto sea exitoso. Por ésta razón, siempre tiene que estar disponible para atender las necesidades del equipo, tomando las decisiones que asegurarán el éxito del proyecto. * Gabriela Ladron de Guevara es Consultora Senior de Producción, de Microstrategy.