Cálculo de retroactivos en el área de RRHH

Los sistemas de RR.HH. deben facilitar el cálculo de retroactivos de la nómina. Un módulo de simulación contribuye a una mayor rapidez y precisión en la tarea, explica en esta columna Jorge Chinome Garzón, Consultor de RH Pro, que dice así:

En la administración de Recursos Humanos, uno de los factores más sensibles es la correcta liquidación de haberes a cada uno de los miembros de la organización. Debido a las numerosas variables que hay que tener en cuenta, muchas veces es necesario volver a realizar cálculos de meses o procesos anteriores, ya sea para corregir un resultado o para incluir datos con los que no se contaba al momento de hacer los pagos. El objetivo es garantizar que las personas reciban los ingresos que les corresponden.

Una herramienta de Simulación permite realizar los ajustes retroactivos con mayor celeridad y menor margen de error, de forma rápida y eficiente.

En una organización esos ajustes pueden suceder por razones muy diversas; algunas, por la dinámica propia del día a día de la organización como, por ejemplo, el registro de “novedades” después del cierre de la liquidación, u horas extra de último momento, premios o comisiones; ascensos, cambios de puesto o de categoría que estaban en proceso de aprobación; o por factores más complejos como ajustes por inflación, fruto de acuerdos colectivos.

Todos estos ajustes implican hacer una comparación de uno o varios ítems teniendo en cuenta el valor que se pagó (o no) en el pasado y el nuevo valor “actual”, fruto del cambio en las bases de cálculo. Dependiendo del cambio que haya que realizar, esta tarea puede llegar a convertirse en todo un reto para el departamento de Recursos Humanos.

Por ejemplo, si se aprueba un ajuste retroactivo de la escala salarial que incluya varios meses anteriores, el área de liquidación de haberes deberá volver a hacer todos los procesos de liquidación de esos meses, caso por caso, y encontrar la/s diferencia/s que sea necesario pagar. En una organización en la que hay que calcular cientos o miles de casos, existe una alta probabilidad de cometer errores. Por eso, el área de Recursos Humanos debe contar con una solución que le permita procesar todos los cálculos correspondientes de manera fácil y rápida, con la mayor precisión.

Un buen sistema de tecnología para Recursos Humanos debe ser lo suficientemente flexible para discriminar los diferentes componentes del sueldo en los cuales se deban aplicar cambios, al tiempo que permita contar con toda la información que se utilizó en el pasado para realizar la liquidación. De esta manera, se facilita encontrar las diferencias entre lo que efectivamente recibió una persona y lo que debería haber recibido.

El sistema de RH Pro, por ejemplo, permite guardar las “incidencias” (novedades históricas) en forma separada de las actuales. El sector de Recursos Humanos cuenta con un registro preciso de la información que se utilizó para liquidar en el pasado y, luego, a través del Módulo de Simulación, se pueden aplicar los cambios para detectar las diferencias a pagar a favor del empleado, estableciendo los periodos de tiempo, conceptos de liquidación o procesos que sea necesario tener en cuenta, sin riesgos de alterar en ningún momento la información histórica de lo ya pagado.

Según el contexto actual del mercado laboral argentino, un módulo de Simulación que permita calcular ajustes retroactivos es una herramienta muy útil. Debido a factores como la inflación y los cambios en las variables económicas del país es probable que los procesos de negociación salarial que se realicen a principios del próximo año puedan incluir ajustes retroactivos que abarquen incluso la segunda mitad del aguinaldo, lo cual requerirá que los departamentos de Recursos Humanos cuenten con los recursos necesarios para ser ágiles, rápidos y precisos en el cálculo, para poder abonar la diferencia en tiempo y forma a todos los empleados de la organización.

Además del cálculo de ajustes retroactivos de ingresos para los empleados, el módulo de Simulación contribuye a una gestión presupuestaria realista y permanentemente actualizada, lo que facilita la planificación de aumentos, por ejemplo, en un escenario de inflación. Asimismo, permite visualizar de antemano lo que la compañía deberá abonar en concepto de impuestos y retenciones.

La funcionalidad de Simulación dentro de la gestión de nómina es una herramienta muy importante en un contexto de cambio permanente. Permite ahorrar tiempo y, a la hora de tomar decisiones, muestra con precisión los datos precisos según una hipótesis dada.